Préambule
Cette norme professionnelle remplace la norme professionnelle intitulée Fermeture d’un cabinet.
Quand le médecin ferme son cabinet pour raison de retraite ou de déménagement ou pour toute autre raison, il a l’obligation de prendre les mesures voulues pour réduire au strict minimum l’incidence sur ses patients. Cette même obligation s’applique au médecin qui prévoit une absence prolongée de son cabinet.
La norme définit les attentes en matière d’avis, de continuité des soins et de dossier médical du patient dans l’éventualité où le médecin fermerait son cabinet ou prendrait un congé prolongé.
Outre le respect de cette norme, le médecin qui ferme son cabinet doit également respecter les exigences de la Norme professionnelle sur la continuité des soins et de la Norme professionnelle sur les dossiers médicaux.
Définitions
« congé prolongé » : la fermeture temporaire du cabinet d'un médecin pour trois mois ou plus (tel qu’un congé sabbatique, un congé parental, un congé éducatif, un congé médical ou une mesure disciplinaire). (extended leave)
« fermeture de cabinet » : Survient quand le médecin cesse d’exercer temporairement ou indéfiniment (de manière planifiée ou inattendue) ou transfère son cabinet dans un nouveau lieu qui n’est pas raisonnablement accessible à ses anciens patients. (practice closure)
« soins continus » : dans une relation médecin‑patient établie, le médecin et le patient s’attendent raisonnablement à ce que les soins fournis se prolongent au-delà d’un seul rendez-vous. (ongoing care)
« traitement actif » : fournir des soins à un patient de façon régulière, y compris annuelle, notamment aux patients inscrits sur la liste du médecin. (active treatment)
Avis
Le Collège
Le médecin doit aviser le Collège de la fermeture de son cabinet ou de son congé avant la fermeture de ce dernier ou avant de prendre un congé, à moins qu’une fermeture imprévue (comme il est indiqué ci‑dessous) ne l’empêche de le faire. L’avis remis au Collège doit inclure :
- Une adresse de réexpédition;
- La date de fermeture du cabinet;
- L’endroit où leurs dossiers médicaux seront conservés;
- Le nom du médecin ou autre prestataire de soins de santé prenant en charge leur pratique, le cas échéant;
- L’intention du médecin de conserver son permis et, le cas échéant, où il exercera.
Patients
Le médecin doit informer ses patients de la fermeture prévue de son cabinet ou de son départ prévu. Cet avis devrait être transmis dès que le médecin est en mesure de fournir des renseignements précis sur la date à laquelle ses services ne seront plus offerts afin de laisser aux patients le plus de temps possible pour trouver un autre prestataire. Sauf dans de circonstances exceptionnelles, l’avis devrait être fourni au moins quatre-vingt-dix (90) jours avant la fermeture ou le congé prévus.
L’avis devrait être communiqué dans les circonstances suivantes :
- Le médecin qui a vu un patient au cours de l’année écoulée et qui s’attend à ce qu’il poursuive ses soins doit en informer directement le patient. Cet avis peut être remis en personne, par téléphone, par courrier électronique ou par tout autre moyen de communication personnalisé. Par ailleurs, il doit être consigné dans le dossier du patient.
- Le médecin doit informer les patients qui n’ont pas été vus au cours de l’année écoulée, mais qui s’attendent à recevoir des soins continus. Toutefois, cet avis peut être remis directement ou indirectement, par exemple par l’entremise d’un message sur les médias sociaux, d’un avis affiché dans le cabinet, d’une annonce dans les journaux ou d’un message vocal sur la ligne téléphonique du cabinet.
- Les spécialistes doivent informer directement le patient si celui-ci reçoit un traitement actif ou s’il s’attend à recevoir des soins continus. Il peut s’agir de patients qui n’ont pas encore été vus, mais qui ont un rendez-vous pour une consultation ou qui attendent d’en recevoir un.
- L’avis de la fermeture du cabinet n’est pas requis si le médecin exerce dans un cabinet où l’on ne s’attend pas à ce qu’il y ait une relation médecin‑patient continue (par exemple, un médecin des urgences).
L’avis devrait contenir les renseignements suivants :
- La date à laquelle le médecin prévoit de cesser son activité ou de s’absenter;
- Le nom du médecin ou du prestataire de soins de santé qui assumera la responsabilité du cabinet médical, le cas échéant;
- Les détails sur la manière dont le patient peut obtenir une copie de son dossier médical;
- L’endroit où le dossier médical des patients sera conservé après la fermeture du cabinet ou la cessation d’activité (s’il est connu au moment de l’avis);
- Le plan de continuité des soins pour les patients, le cas échéant, y compris le suivi des tests diagnostiques et les demandes de consultation.
Autres
Le médecin a également l’obligation d’informer d’autres organismes, programmes ou personnes de la fermeture de son cabinet ou de son arrêt d’activité. La liste ci‑dessous contient des conseils, mais chaque médecin doit évaluer s’il doit informer d’autres organismes, programmes ou personnes :
- Régies régionales de santé concernées;
- Société médicale du Nouveau-Brunswick;
- Assurance maladie et services médicaux;
- Laboratoires privés et établissements de diagnostic;
- Prestataires de soins de santé vers lequel le médecin oriente fréquemment des patients et dont il reçoit fréquemment des demandes de consultation;
- Programme de surveillance pharmaceutique Nouveau-Brunswick.
Dossiers médicaux
Le médecin qui ferme ou quitte son cabinet est responsable de l’entreposage et de l’élimination en toute sécurité du dossier original des patients de ce cabinet médical. Cette responsabilité s'applique également aux médecins travaillant en groupe ou en collaboration. Selon la Norme professionnelle sur les dossiers médicaux, ces médecins doivent avoir une entente écrite précisant qui deviendra le dépositaire des dossiers médicaux en cas d’absence prolongée ou de fermeture du cabinet.
Il existe de nombreuses façons pour un médecin de s’acquitter de sa responsabilité d’entreposer et d’éliminer en toute sécurité le dossier original des patients. Parmi les exemples les plus courants, on peut citer le transfert de la garde du dossier à un autre médecin ou à une société d’entreposage de dossiers.
Lorsqu'un médecin transfère des dossiers à une société d’entreposage, les deux parties doivent signer une entente (contrat). Cette entente doit stipuler que la société d’entreposage reconnaît ses obligations en vertu de la Loi sur l'accès et la protection en matière de Renseignements personnels sur la santé, à savoir respecter les mêmes exigences en matière de protection, de conservation et de destruction sécurisée des Renseignements personnels sur la santé que celles applicables au médecin.
Le consentement du patient n’est pas nécessaire pour transférer la garde du dossier. Si le médecin ne conserve pas ses dossiers, il doit fournir aux patients les renseignements nécessaires pour accéder à leur dossier respectif ou en obtenir une copie avant et après la fermeture de son cabinet.
Un médecin qui ferme un cabinet doit également se conformer aux exigences de la Loi sur l’accès et la protection en matière de Renseignements personnels sur la santé en ce qui concerne l’accès durable au dossier médical ainsi que le transfert, la conservation et la destruction des dossiers médicaux.
Continuité des soins
Transfert de soins
Le médecin doit identifier les patients qui font l’objet d’un traitement aigu et actif et qui nécessitent des soins continus. Il doit déployer des efforts raisonnables pour les confier à un autre prestataire et consigner les mesures qu’il a prises. Si, malgré des efforts raisonnables, le médecin n'est pas en mesure de placer le patient auprès d'un autre prestataire, il doit informer le patient de toutes les autres options disponibles.
Le médecin ne doit pas accepter de demandes de consultation ou encore de nouveaux patients s’il ne s’attend pas à résoudre le problème avant de fermer ou de quitter son cabinet médical.
Résultats de laboratoire et rapports d’imagerie diagnostique
Dans la période qui suit l’avis de la fermeture ou du congé du cabinet, le médecin doit communiquer aux patients son plan d’examen des résultats de laboratoire et des rapports d’imagerie diagnostique quand il reçoit des demandes d’examen.
Le médecin devrait prendre des dispositions avec un autre médecin ou prestataire de soins de la santé pour communiquer aux patients les résultats en suspens. Si le médecin n’est pas en mesure de prendre des dispositions, il doit informer le patient de s’adresser à un autre prestataire de soins de santé pour obtenir ses résultats de laboratoire ou ses rapports d’imagerie diagnostique s’ils n’ont pas été reçus après la fermeture du cabinet.
Délivrance des ordonnances
Le médecin doit faciliter l’accès aux médicaments prescrits pour des affections chroniques ou de longue durée qui sont susceptibles de rester stables pendant la période de délivrance des ordonnances. Il peut s’agir de l’un ou l’autre des cas suivants :
- Quand les circonstances sont jugées appropriées sur le plan médical, fournir aux patients des renouvellements ou des répétitions des médicaments requis afin de leur donner un délai raisonnable pour se prévaloir d’autres soins;
- Conseiller aux patients de consulter un autre médecin ou prestataire des soins de santé dès que possible pour faire exécuter leur ordonnance.
Le médecin est censé faire preuve de jugement professionnel en ce qui concerne le nombre de renouvellements ordonnés sans autre évaluation médicale.
Élimination des matériaux
Le médecin est responsable de l’élimination ou du retour des médicaments, de l’équipement et des fournitures en toute sécurité.
Fermeture inattendue
Le Collège reconnaît qu’il y aura des cas où un médecin ne sera pas en mesure de donner un préavis d’au moins quatre-vingt-dix (90) jours à ses patients, par exemple en cas de maladie soudaine, d’urgence familiale ou de décès. Le médecin doit planifier de manière proactive la fermeture inattendue de son cabinet. Les mesures prises en ce sens pourraient inclure l’identification d’une personne désignée qui peut fournir un avis et prendre des dispositions pour l’entreposage du dossier médical.
REMERCIEMENTS
Le Collège remercie le College of Physicians and Surgeons of Nova Scotia, le College of Physicians and Surgeons of Newfoundland, le College of Physicians and Surgeons of Alberta. Le College of Physicians and Surgeons of Saskatchewan et le College of Physicians and Surgeons of British Columbia pour leur aide dans la rédaction de cette norme.
APPROBATIONS
Date d’approbation initiale: mars 2009
Version : 3
Modifications : 1er avril 2025, juin 2017
DATE DE RÉVISION
Mars 2028
